Privacyverklaring (AVG)

Onze zorgvuldigheid met uw gegevens: privacyverklaring Stichting Vughterstede
Vughterstede is een zorgorganisatie werkzaam in de regio Vught. Vughterstede levert zorg en diensten aan ouderen. Om dat te kunnen, moeten wij gegevens van, en over u, vastleggen. In deze privacy verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, hoe wij deze opslaan en gebruiken in het kader van onze zorg- en dienstverlening en wat wij met deze gegevens doen. U heeft immers recht op deze informatie.

Waarom hebben uw gegevens nodig?
Uw persoonsgegevens hebben wij nodig in het kader van de door ons aan u verleende of mogelijk te verlenen zorg en diensten. Deze kunnen wij bijvoorbeeld nodig hebben om:

u zo goed mogelijk te adviseren. Zo willen wij misschien graag uw indicatie van het CIZ bekijken wanneer u ons informatie vraagt naar de mogelijkheden in uw situatie.
u de zorg te verlenen die goed aansluit op uw vraag of behoefte. Zo leggen we samen met u in het zorgdossier vast wat uw wensen zijn.
de zorgkosten die wij hebben gemaakt te kunnen declareren bij een verzekeraar.

Vanaf welk moment kunnen gegevens worden verzameld?
Vughterstede verzamelt soms al persoonsgegevens vanaf het moment dat u contact met ons opneemt met een verzoek om schriftelijke informatie. Wij hebben dan immers uw adres nodig.

Wat houdt verzamelen in?
Met verzamelen bedoelen wij dat uw gegevens door ons worden opgeslagen.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?
Dat kunnen zijn:

uw volledige naam
adres
telefoonnummer
e-mailadres
geboortedatum
zorgverzekeringsgegevens
ID nummer en ID type
IBAN (uw bankrekeningnummer)
beeldmateriaal wat is verkregen bij binnenkomst en vertrek (camera)

Daarnaast verzamelen wij zogenaamde bijzondere persoonsgegevens:

Burgerservicenummer (BSN)
(pas) foto t.b.v. identificatie in het zorgdossier
gezondheidsgegevens waaronder medische gegevens, metingen en labonderzoeken.

Hoe beschermen wij persoonsgegevens?
Om uw gegevens te beschermen en aan de geldende wet- en regelgeving te kunnen voldoen hanteren wij de volgende standpunten:

Vughterstede legt niet meer persoonsgegevens vast dan wij strikt noodzakelijk nodig hebben voor het beantwoorden van uw vraag, verlenen van zorg en dienstverlening, het voeren van administratie en doen van declaratie en/of facturatie.
Wij maken nooit gegevens van u openbaar zonder uw uitdrukkelijke toestemming.
Wij hebben alle noodzakelijk technische beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Dat doen wij samen met de partijen die te maken hebben met verwerking van uw gegevens, zoals de leverancier van ons elektronisch zorgdossier. Van hen verwachten wij ook zorgvuldigheid. Daarom hebben we met hen duidelijke afspraken gemaakt over de voorwaarden die wij stellen aan de verwerking. Die liggen vast in zogenaamde “verwerkersovereenkomsten”.
Wij maken gebruik van beveiligde kanalen wanneer het persoonsgegevens betreft (zoals bijvoorbeeld berichten naar een huisarts of apotheek).

Geheimhouding
Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun werk goed te kunnen uitvoeren hebben toegang tot uw (bijzondere) persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken. Alle zorgverleners en medewerkers die bij uw behandeling zijn betrokken hebben daarbij geheimhoudingsplicht. Vinden we het toch van belang om uw gegevens ook met anderen te delen, dan vragen we daarvoor altijd uw uitdrukkelijke toestemming.

Bewaartermijnen van uw gegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan de wettelijk bewaartermijnen. Deze worden hieronder opgesomd. Na deze termijn vernietigen wij de persoonsgegevens.

persoonsgegevens cliënt/ zorgdossier: 15 jaar;
declaratie/factuurgegevens: 7 jaar;
medische gegevens: 15 jaar;
camerabeelden: 1 maand.

Gegevens delen met andere organisaties
Het kan nodig zijn om uw informatie te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten, zoals waarneemdiensten van artsen. Daarnaast kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn te delen. Hierbij kunt u denken aan een verzekeraar en de Inspectie Gezondheidszorg. In alle andere gevallen vragen wij uw toestemming.

Welke rechten heeft u?
Recht van inzage: u mag en kunt uw cliëntendossier altijd bij ons inzien. Dit kan digitaal via het cliëntenportaal of u kunt een afspraak maken met uw contactpersoon binnen Vughterstede. Vughterstede mag wel bepaalde delen afschermen als daar informatie in staat over iemand anders, zoals een andere cliënt. De behandelaar hoeft geen inzage te geven in zijn of haar persoonlijke werkaantekeningen.

Recht van correctie: u mag uw gegevens laten wijzigen. Bijvoorbeeld als u bent verhuisd en uw adres bij ons niet meer klopt. Of als we een fout hebben gemaakt in uw geboortedatum of uw naam verkeerd hebben geschreven. Het gaat om het wijzigen van feitelijke gegevens. U kunt daarvoor contact opnemen met uw contactpersoon van dat moment. Deze zorgt ervoor dat de gegevens worden gewijzigd.

Recht van verwijderen: U mag ons vragen uw dossier te vernietigen. In principe moet Vughterstede gehoor geven aan uw verzoek tot het (gedeeltelijke) verwijderen van uw dossier, tenzij een bepaald voorschrift of specifieke wet bepaalt dat de gegevens bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld vanwege het belang van iemand anders of omdat de gegevens nog steeds nodig zijn voor het leveren van zorg. Uw verzoek tot verwijdering van gegevens kunt u schriftelijk indienen. Wij hebben hiervoor uw naam, adres, geboortedatum en handtekening nodig. Het verzoek kunt u richten aan uw contactpersoon binnen Vughterstede. Wanneer wij uw verzoek hebben ontvangen laten wij u binnen vier weken schriftelijk weten wat er met uw verzoek gebeurt.

Recht van verzet: in verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kunt u in sommige gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Uw verzoek dient u via email of brief te motiveren. U kunt uw verzoek indienen bij uw contactpersoon binnen Vughterstede. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is, beëindigen we direct de verwerking. Vughterstede is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verwerken van gegevens door Vughterstede wettelijk verplicht is.

Recht om gegevens over te dragen: op uw verzoek kunnen wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben, overdragen naar u of een andere organisatie. U kunt dit verzoek richten aan de afdeling Woon- en Zorgbemiddeling. De medewerkers zijn te bereiken via het algemeen nummer van Vughterstede: 073- 658 11 99.

Klachten & Autoriteit Persoonsgegevens
Bent u het niet eens met een beslissing in het kader van privacy, kunt u zich niet vinden in een bepaalde werkwijze of ziet u zaken die volgens u niet geoorloofd zijn? U kunt dan bij Vughterstede een klacht indienen. U kunt daarvoor onze klachtenregeling raadplegen op de website http://www.vughterstede.nl/ of contact opnemen met uw contactpersoon binnen Vughterstede. Mocht u er desondanks niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder. Hiertoe kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiligingscamera’s
De Vughterstede locaties worden o.a. beveiligd met beveiligingscamera’s. Bij betreding van de gebouwen wordt u geattendeerd op aanwezigheid van camera’s. De beelden van de beveiligingscamera’s worden ter bescherming van onze medewerkers, bezoekers en eigendommen gebruikt en alleen in het kader van opsporings- en/of handhavingsdoeleinden met daartoe bevoegde instanties gedeeld. Wanneer u beveiligingsbeelden wilt inzien waarop u zelf staat, dient u een verzoek daartoe in te dienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van Vughterstede. De beveiligingsbeelden worden maximaal 28 dagen worden bewaard, waarna ze automatisch worden overschreven.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring
De inhoud van deze privacyverklaring geldt voor mensen die bij ons in zorg zijn of op een andere manier klant zijn van Stichting Vughterstede.

Vughterstede kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.

Wie kan u meer vertellen over gegevensbescherming?
Vughterstede heeft een medewerker aangesteld die bewaakt of wij ons aan de regels houden. Deze persoon kan benaderd worden voor vragen via directiesecretaresse@vughterstede.nl.